We ontwikkelen software en leveren diensten aan organisaties in de non-profitsector. In de relatie met onze klanten hechten we veel waarde aan transparantie en vertrouwen. Zo werken we graag samen.

We begrijpen dat je voorzichtig omgaat met je persoonlijke gegevens en dat nemen we serieus. Deze privacyverklaring beschrijft hoe wij omgaan met het verzamelen en gebruiken van uw persoonlijke gegevens. We geven ook aan welke rechten je hebt. Wij zien gegevensbescherming en privacy als een voortdurende verantwoordelijkheid.

Daarom kunnen we deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als daar volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) reden toe is.

Over persoonsgegevens
Met 'persoonsgegevens' bedoelen we alle informatie waarmee een persoon kan worden geïdentificeerd. Dit kunnen naam- en adresgegevens zijn, maar ook andere gegevens die gebruikt kunnen worden om u te identificeren.

Welke gegevens verwerken wij
Wij zijn verantwoordelijk voor de gegevens die wij verwerken. Daarnaast zijn wij verwerker voor onze klanten. Met onze klanten hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten. Hieronder beschrijven we welke categorieën persoonsgegevens we verwerken.

• Naam, adres, woonplaats
• E-mailadressen
• Telefoonnummers
• Geslacht
• Werkgerelateerde gegevens, zoals organisatie, functie, kantooradres
• Elke werkgerelateerde bevoegdheid, bijvoorbeeld als u bevoegd bent om overeenkomsten met ons te ondertekenen
• Details van deelname aan trainingen, vergaderingen of afspraken, evenementen, mogelijk ook foto's
• De (e-mail)contacten die wij van u hebben ontvangen of naar u hebben verzonden
• Berichten die u hebt opgenomen in ons ondersteuningssysteem
• Verzoeken tot wijziging die u hebt ingediend, inclusief verdere correspondentie en follow-up.

Waarvoor gebruiken we deze gegevens
Hieronder worden de doeleinden beschreven waarvoor we uw gegevens verwerken.

• Om uw vragen te beantwoorden als u geïnteresseerd bent in onze oplossingen of diensten.
• Voor het onderhouden van contact en het maken van een afspraak als u ons wilt ontmoeten
• Om de receptie te informeren wanneer je ons bezoekt, zodat we je kunnen verwelkomen
• Voor het opstellen van overeenkomsten als u onze oplossingen of diensten afneemt en voor het uitvoeren van de overeenkomsten en projecten.
• Gebruikersaccounts aanmaken als dat nodig is
• Om je uit te nodigen voor vergaderingen als we denken dat je daarin geïnteresseerd zou kunnen zijn, bijvoorbeeld vanwege je functie of verantwoordelijkheid
• Om nieuws op onze website of onze sociale mediakanalen te plaatsen
• Voor het versturen van mailings, zodat we je op de hoogte kunnen houden van ontwikkelingen in onze diensten en in onze organisatie

De AVG vereist dat er een wettelijke basis is voor het verwerken van persoonlijke gegevens. We willen het niet ingewikkeld maken, maar in een notendop verwerken we jouw gegevens om een contract uit te voeren, of op basis van gerechtvaardigd belang. Er zijn enkele uitzonderingen waarbij we toestemming vragen, bijvoorbeeld voor het plaatsen van een foto waarin je voorkomt of het plaatsen op sociale media en/of website.

Hoe lang we je gegevens bewaren
We bewaren je gegevens in overeenstemming met de volgende richtlijnen:

• Alle gegevens met betrekking tot contracten en zakelijke transacties bewaren we minstens zo lang als de wet vereist
• Alle gegevens met betrekking tot projecten die wij voor u als klant uitvoeren, worden ten minste zo lang bewaard als de klantrelatie duurt.
• Alle gegevens die we verwerken in verband met marketing of interesse die je hebt getoond of contact dat we hebben gehad, verwerken we totdat je ons laat weten dat je niet langer geïnteresseerd bent in onze oplossingen of diensten.

Alle persoonlijke gegevens die we uit onze systemen verwijderen, worden permanent verwijderd en kunnen niet worden teruggehaald.

Met wie we gegevens delen
Natuurlijk delen we geen persoonlijke gegevens met derden, behalve onder de volgende omstandigheden:

• Wanneer het delen van uw gegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract dat wij met u zijn aangegaan
• Wanneer u er zelf om hebt gevraagd of wanneer we vooraf uw uitdrukkelijke toestemming hebben gekregen
• Wanneer we worden gedwongen door een wettelijke verplichting of een gerechtelijk bevel

We delen gegevens met de volgende categorieën subverwerkers. Met elke subverwerker hebben we een verwerkersovereenkomst gesloten, die garandeert dat ons gegevensbeschermingsbeleid ook door de subverwerkers wordt gehandhaafd.

• Met onze partner Pluriform Software, vanwege het community platform waarin de meldingen, projecten en communicatie rondom licenties worden afgehandeld.
• Met onze IT-partner Solimas, vanwege de uitbesteding van onze IT-ondersteuning aan deze partner.

Daarnaast maken we gebruik van onze flexibele pool, zelfstandigen die ons helpen software te realiseren, consultancy of projectmanagement te doen, of ondersteuning te bieden. Met hen hebben we overeenkomsten gesloten die soortgelijke clausules bevatten als die we met werknemers sluiten.

Gebruik van Calendly-
We gebruiken Calendlyom onze planning en het boeken van demo's te beheren. Wanneer u een demo boekt, verzamelt Calendly informatie zoals uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en tijdzone. Calendly treedt namens ons op als gegevensverwerker en wij zorgen ervoor dat alle gegevensverwerking voldoet aan de toepasselijke privacywetgeving (waaronder de AVG en CCPA).

Ga voor meer informatie naar de privacyverklaring van Calendly.

Gebruik van Hotjar
We gebruiken Hotjar op onze website en apps om beter te begrijpen hoe onze gebruikers omgaan met onze diensten en om onze diensten en gebruikerservaring te optimaliseren.

Hotjar stelt ons in staat om gebruikersinteracties te visualiseren die ons helpen om de ervaring van onze gebruikers beter te begrijpen en onze services te verbeteren door problemen en wrijvingspunten te identificeren. Om deze services te leveren, gebruikt Hotjar first-party cookies en andere technologieën om namens ons persoonlijke gegevens te verzamelen over het gedrag van onze gebruikers en hun apparaten.

Dit kunnen persoonsgegevens zijn zoals online identificatoren (bijv. IP-adres van apparaat, gebruikers-ID), identificatiegegevens (bijv. naam of e-mailadres, alleen als we deze expliciet verzamelen), technische gegevens (bijv. apparaattype, schermgrootte, browserinformatie), geografische locatie (alleen land) en gedragsgegevens (interacties met onze website of app zoals klikken, tikken en scrollen).

Hotjar kan deze persoonlijke gegevens hergebruiken om tools en diensten voor ons en onze gebruikers te ontwikkelen en verbeteren.

Ga voor meer informatie naar Hotjar's Vertrouwensportaal en Privacybeleid.

Welke rechten heb je
De AVG geeft je een aantal rechten die we hieronder uitleggen. We leggen ook uit hoe je deze rechten kunt uitoefenen

• U kunt toegang vragen tot de gegevens die wij over u verwerken. Wij sturen u de gegevens binnen de wettelijke termijn van 1 maand. Het helpt ons als je aangeeft welke gegevens je wilt inzien. Dan kunnen we de inzage daarop afstemmen.
• U kunt ons vragen om onjuiste gegevens te corrigeren. We doen dit niet zomaar, het moet natuurlijk wel controleerbaar zijn.
• U kunt ons vragen uw gegevens te verwijderen. In dat geval zullen we dat doen, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een ander belang prevaleert.
• Je kunt vragen om beperking van de verwerking. Dit betekent dat we je gegevens niet mogen verwerken (meestal voor een bepaalde periode).
• U kunt vragen om overdracht van de gegevens. In dat geval verstrekken wij uw gegevens in een exportbestand, eventueel rechtstreeks aan een andere partij die u aanwijst.

Als u een van bovenstaande verzoeken indient, vragen wij u om uzelf te identificeren. Wij willen natuurlijk voorkomen dat uw gegevens door anderen dan uzelf worden ingezien, tenzij u die persoon daarvoor toestemming hebt gegeven. Verzoeken kunnen per e-mail worden gestuurd naar privacy@impactid.nl.

Klachten
Als u niet tevreden bent over de manier waarop wij omgaan met uw persoonlijke gegevens, of als u iets opmerkt dat u aan ons wilt melden, kunt u dit doen via e-mail of telefoon:

+31 85 2021 202
privacy@impactid.nl

Mochten er klachten zijn waar we samen niet uitkomen, dan is het mogelijk deze voor te leggen aan het College Bescherming Persoonsgegevens. Deze instantie houdt toezicht op de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Zij kunnen klachten dus onafhankelijk onderzoeken.